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4 de junho de 2021 0 Categories Sem categoria

E-mail corporativo: 7 boas práticas para o seu uso

O e-mail corporativo é essencial para o dia a dia da empresa. Confira 7 passos para deixá-lo mais eficiente e seguro.

Já falamos por aqui sobre a importância do e-mail corporativo como ferramenta de trabalho. E para garantir que ele seja empregado com eficiência e segurança, separamos 7 boas práticas para o seu uso. Confira:

7. Verifique os limites do armazenamento

Todos os e-mails corporativos possuem um limite de espaço disponível no servidor. Quando essa marca é atingida, o usuário não consegue mais receber e nem enviar mensagens até que delete conteúdos antigos e libere a capacidade. 

Por isso, procure por servidores que ofereçam uma boa medida de armazenamento para o e-mail da sua empresa. Além disso, estimule dentro da organização uma política de limpeza periódica, em que são apagadas mensagens antigas que não tenham mais valor para o negócio. 

6. Realize backup do e-mail corporativo de tempos em tempos

Outra dica para manter o espaço de armazenamento dentro dos limites é a prática de fazer o backup das mensagens e arquivos regularmente. 

Alguns servidores também permitem configurar o backup para acontecer em tempo real. Isso garante que ninguém dentro da sua organização corra o risco de perder algum conteúdo importante.

5. Use assinatura digital nos documentos

Para garantir a segurança do seu arquivo quando enviado por e-mail, é recomendado o uso de assinatura digital na hora de enviar os documentos. Em muitos casos, a sua utilização é obrigatória e exige um Certificado de Atributo (CA).

Quando um documento conta com a assinatura digital, não é possível adulterá-lo. Isso porque ele conta com um Certificado Digital que se baseia em criptografia, permitindo que só as pessoas autorizadas consigam decodificar o texto.

Ou seja, a assinatura digital confere autenticidade e ainda protege a integridade do arquivo, já que o seu acesso é restrito. 

Saiba mais: Como criar um e-mail corporativo e quais os seus benefícios

4. Releia as mensagens e sempre confira o destinatário

Já falamos várias vezes que o e-mail é uma das principais ferramentas de trabalho. Sendo assim, você não quer que nenhuma mensagem saia da sua caixa com erros ou então seja entregue para a pessoa errada.

Antes de clicar em enviar, releia o texto mais uma vez para garantir que não há nenhuma imprecisão ou informação desencontrada. Uma boa dica é o princípio da escaneabilidade. As pessoas têm dificuldade em ler mensagens muito longas, sem separação entre os parágrafos e com palavras difíceis. 

Prefira um e-mail compacto com, no máximo, 5 linhas por parágrafo. Utilize de outros recursos, como negrito e itálico, para destacar os trechos mais importantes e de maior destaque. Se a mensagem conter vários tópicos para serem tratados, divida o texto em listas ou subtítulos.

Por fim, sempre confira se o destinatário está correto antes de mandar o e-mail. 

3. No e-mail corporativo, evite anexar arquivos grandes

Os serviços de e-mail corporativo costumam contar com limite de tamanho para mensagens enviadas e recebidas. Mesmo que o seu servidor permita anexar um arquivo mais pesado, o destinatário pode acabar não recebendo por não contar com o mesmo tamanho disponível. 

Dê preferência por soluções de links compartilhados, como o WeTransfer, para enviar os documentos. Você também pode dividir os anexos em diferentes e-mails, mas essa atitude pode acabar gerando confusão para quem está recebendo.

2. Invista em antispam

Quando alguém envia simultaneamente a mesma mensagem para várias pessoas, ela pode acabar sendo classificada como spam

Um serviço antispam é eficiente para garantir que você não receba e-mails indesejados. A ferramenta define alguns critérios para avaliar os conteúdos recebidos e atribui uma pontuação para cada um deles, baseado na frequência que você recebe e-mail do contato. O antispam classifica a mensagem e a direciona para uma pasta específica para que você possa acessar o conteúdo e analisá-lo com segurança.

Você pode classificar alguns remetentes na “lista branca” para que as suas mensagens não caiam na caixa de spam. Também é possível fazer ao contrário e acrescentar alguém na “lista negra” e bloqueá-los.

1. Cuidado redobrado na segurança do seu e-mail corporativo

O e-mail é um dos meios que mais sofre com ameaças de criminosos e hackers, especialmente com ataques phishing. Por isso, o cuidado com ele precisa ser redobrado. Já fizemos um post sobre os principais tipos de ataques ao seu e-mail e como se proteger, por isso, não vamos nos alongar sobre o assunto.

Alguns cuidados são fundamentais para garantir maior proteção ao seu e-mail corporativo. Como já mencionamos ao longo do texto, o uso da assinatura digital e do antispam, por exemplo, são fundamentais.

Outra boa dica é a criação de uma política de senha para todos os funcionários. Exija que elas sejam fortes, com letras maiúsculas e minúsculas, números e caracteres especiais. Também solicite a mudança da senha durante um período determinado. Normalmente, as empresas adotam as trocas em 90 dias.

Falamos sobre boas práticas para o uso do seu e-mail corporativo, mas a mais eficiente de todas é o investimento em um servidor repleto de recursos, seguro e com o melhor custo-benefício. 

A solução da Webplus, E-mail Security, oferece o mais completo serviço de e-mail corporativo com antispam, backup automático, maior espaço de armazenamento, as melhores ferramentas colaborativas e muito mais. Entre em contato com a gente para saber mais.

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