Saiba mais sobre algumas das principais normas que regem o e-mail corporativo e o que está previsto por lei.

Muitas empresas ainda têm dúvidas sobre as leis que regem o uso dos e-mails corporativos. E com novas leis focadas em garantir a segurança da informação, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) fica ainda mais complicado entender o que uma organização pode ou não fazer.

Pensando nisso, respondemos algumas das perguntas mais frequentes sobre o as regras de uso do e-mail corporativo e as mudanças que a LGPD trouxe para a ferramenta. 

A empresa pode monitorar os e-mails dos funcionários?

Alguns artigos do Marco Civil da Internet afirmam que o conteúdo digital do usuário é privado e só pode ser acessado por meio de uma ordem judicial. Contudo, apesar de toda esta proteção em relação à privacidade do cidadão, algumas questões não se aplicam para o ambiente de trabalho.

O e-mail particular é entendido como um conteúdo privado, em que não deve ser sujeito a violação. Já o corporativo, que é configurado pela própria empresa, não exige a mesma privacidade que o particular. O funcionário que utilizar o e-mail corporativo de maneira indevida, negligente ou maliciosa pode ser responsabilizado judicialmente por suas atitudes.

O Tribunal Superior do Trabalho recomenda que as empresas comuniquem os seus colaboradores previamente sobre o uso adequado do e-mail corporativo. Ao comunicar os seus funcionários, a empresa pode monitorar os conteúdos sem ferir a norma constitucional.

Leia mais: Como criar uma política de uso do e-mail corporativo.

Além disso, a legislação civil determina que as organizações são responsáveis pelos atos praticados por seus funcionários, seja durante o trabalho ou por causa dele. Ou seja, a empresa pode monitorar o e-mail corporativo se entender que o conteúdo fere o seu código de ética, o colaborador pode ser dispensado por justa causa.

Vale ressaltar que o e-mail pessoal não pode ser monitorado de forma alguma, mesmo se acessado no ambiente de trabalho.

Como a LGPD afeta a privacidade no ambiente de trabalho?

A LGPD foi criada com o objetivo de garantir maior proteção na coleta e retenção de dados. Uma de suas normas determina que as empresas sejam transparentes na manutenção de qualquer informação, seja de seus clientes ou colaboradores. Sendo assim, antes de monitorar os e-mails corporativos e o acesso à internet, a organização deve deixar claro que está tomando esta atitude.

Leia mais: LGPD nas empresas: como a lei impacta o seu negócio

Independente da forma de fiscalização, as medidas de monitoramento só devem ser tomadas se realmente necessárias, sendo preferíveis soluções que não causem tanto impacto na privacidade dos colaboradores.

É também fundamental que o funcionário tenha pleno conhecimento do que é e do que não é permitido na hora de trabalho. Estas informações devem ser disponibilizadas de maneira clara e acessível desde o primeiro dia do colaborador, podendo constar até em seu contrato de trabalho.

Qual a relação entre segurança dos dados e e-mail corporativo?

Ainda falando de LGPD, a legislação responsabiliza as empresas pela proteção e segurança de todos os dados pessoais que ela coleta e isso também vale para informações recebidas em troca de e-mails.

Diariamente, vários dados trafegam pelos e-mails corporativos, sendo um dos principais focos de ataque dos hackers. Por isso, é recomendável que a organização invista na segurança dos seus correios eletrônicos.

Procure por soluções que ofereçam proteção contra as principais causas de vazamento de dados, como golpes de phishing, spoofing e malware.

Outro ponto que merece a sua atenção é em relação às senhas de acesso ao e-mail corporativo. Invista em um sistema de senhas fortes e no 2FA (Two Factor Authentication, em português Camada Dupla de Autenticação). Este último, protege a sua conta e o conteúdo compartilhado no e-mail, mesmo se a senha for roubada;  

A retenção de dados afeta o e-mail corporativo?

Sabe aquele e-mail do seu fornecedor que você recebeu com os dados financeiros dele? De acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados, você deve guardar este conteúdo por um período determinado.

A nova legislação afirma que as empresas devem fazer o tratamento de dados e guardá-los de maneira segura por um período de tempo estipulado. É muito importante que a empresa faça essa retenção de informação porque a qualquer momento o dono do dado pode solicitar pela a sua anonimização, bloqueio ou eliminação.

Sendo assim, para se manter em conformidade com a nova legislação, crie uma política de retenção de informação toda vez que algum colaborador receber um e-mail que contenha algum dado pessoal.

Quais são as regras para o envio de e-mail marketing?

O uso do e-mail corporativo para disparo de e-mail marketing ou anúncios é uma situação bastante comum. Porém, com a LGPD em vigor, estes disparos só podem acontecer para usuários que consentiram com o envio do conteúdo. Além disso, também é preciso criar uma opção para que quem receba a mensagem possa cancelar o serviço de envio a qualquer momento.

Como a Webplus pode lhe ajudar com o e-mail corporativo?

O pacote da Webplus, E-mail Security, oferece proteção e o mais completo pacote de recursos para o seu e-mail corporativo. Além disso, estamos 100% em compliance com a LGPD, garantindo a criptografia dos dados, gerando logs e documentação a cada acesso e interação feito pelo usuário.

Entre as nossas soluções, temos recursos de antispam, antivírus, antiphishing, ataques de ramsonware e malware. Você também conta com um backup automático para ficar totalmente seguro contra vazamento ou perda de dados.

Mais do que uma solução para e-mail corporativo, a Webplus também disponibiliza proteção para todos os dispositivos da sua empresa com o Total Security. O pacote oferece backup e recuperação rápida dos arquivos, armazenamento na nuvem, antivírus e antimalware.

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